Cách lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay nhanh nhất
Bạn đang cần mở cuộc họp online trên Microsoft Teams hoặc Zoom Meeting trong một thời điểm nhất định nhưng còn chưa biết cách làm sao cho hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu cách lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay đơn giản nhất qua bài viết sau đây.
Mục lục
Hướng dẫn cách lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay nhanh nhất
Vì sao cần phải biết cách lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay?
Nắm rõ các bước lên lịch trước cho cuộc họp vào 1 giờ chiều nay giúp bạn chủ động trong việc quản lý thời gian, hiệu quả công việc cũng được cải thiện hơn. Dưới đây là một số lý do chứng tỏ việc bạn nên biết cách lên lịch họp trong khung giờ cố định:
- Giúp mọi người đều tham gia đúng giờ: Nhờ lên lịch sẵn vào 1 giờ cụ thể nên bạn có thể gửi thông báo trước cho các thành viên tham gia buổi họp. Họ sẽ có sự chuẩn bị các công việc cá nhân và tham gia họp đúng giờ giấc.
- Tránh nhầm lẫn và thiếu sót: Những nền tảng họp trực tuyến sẽ tự động gửi lời mời đến thành viên tham gia, trong đó có thông tin rõ ràng về thời gian, địa điểm, nội dung chi tiết cuộc họp.
- Tạo sự chuyên nghiệp: Với việc từng công việc, buổi họp được lên lịch sẵn sẽ giúp quá trình làm việc và khả năng tổ chức trở nên chuyên nghiệp và được đánh giá cao hơn trong mắt đồng nghiệp, cấp trên và đối tác.
Lên lịch họp cụ thể giúp mọi người đều tham gia cuộc họp đúng giờ
- Cập nhật thông tin buổi họp dễ dàng: Người dùng có thể điều chỉnh, thay đổi thời gian hoặc người tham gia dễ dàng. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian gửi thông báo thủ công.
- Chủ động trong quản lý thời gian: Giúp sắp xếp các công việc trong thời gian hợp lý, tránh chồng chéo và rối rắm lịch trình. Đảm bảo mọi cuộc họp diễn ra đúng kế hoạch, đầy đủ mọi thành viên tham gia.
Tóm lại, nhờ vào việc lên lịch họp đúng cách với thời điểm rõ ràng, hợp lý sẽ giúp bạn cũng như mọi người xung quanh có thể làm việc hiệu quả, nhanh chóng và tránh được các sai sót không đáng có.
Lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay
Để lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Microsoft Teams, Google Calendar, Zoom, hoặc Outlook bằng cách tạo sự kiện mới, nhập tiêu đề, chọn thời gian bắt đầu là 1:00 PM và kết thúc.
Bạn có thể mời người tham gia và tùy chỉnh các cài đặt khác như mật khẩu hoặc thông báo trước.
Trên Microsoft Teams
Cách mở một cuộc họp vào 1 giờ chiều nay trên Microsoft Teams rất dễ thực hiện nhưng bạn phải có sẵn tài khoản trên nền tảng này trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Nếu chưa có, trước hết bạn hãy đăng ký tài khoản mới.
Sau đó, bạn hãy làm tuần tự theo các bước sau để lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay:
Bước 1: Bạn vào Microsoft Teams > Chọn mục Calendar ở cột bên trái > Nhấn chọn New meeting để tạo cuộc họp mới
Bước 2: Tại giao diện mới này, bạn hãy thiết lập các cài đặt như dưới đây > Chọn mục Save là đã hoàn tất việc lên lịch họp 1 giờ chiều nay rồi đó
- Mục Time zone: Chọn vào (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.
- Mục Add title: Điền nội dung tên của cuộc họp.
- Mục ngày giờ: Điền ngày, chọn giờ bắt đầu họp là 1:00 PM muốn bắt đầu, sau đó nhập thời gian cuộc họp kết thúc.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tùy chỉnh một số thông tin về thời gian mở lại cuộc họp theo tần suất, tên Kênh/nhóm, các thông tin về nội dung cuộc họp.
Cách mời tham gia cuộc họp
Để mời mọi người tham gia vào cuộc họp trên Microsoft Teams, bạn có thể thực hiện ngay trong quá trình tiến hành lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay. Cụ thể khi mở cuộc họp, tại mục Add required attendees, bạn hãy chọn mục Optional.
Sau đó, bạn nhập gmail của những người mà ban đang muốn mời tham dự cuộc họp, cuối cùng bạn nhấn nút Send.
Trong trường hợp bạn muốn tùy chỉnh thời gian ra - vào cuộc họp của những người mà bạn đã mời, bạn hãy nhấn vào mục Scheduling Assistant.
Tiếp theo, bạn chọn ngay vào tên của từng người và di chuyển thanh thời gian.
Cách mời người khác tham gia cuộc họp Microsoft Teams
Cách lấy link cuộc họp trên Teams trên máy tính
Bên cạnh cách mời người khác tham gia vào cuộc họp bằng cách nhập gmail thì bạn có thể chia sẻ link của cuộc họp. Sau đây, Đức Huy Mobile sẽ hướng dẫn chi tiết cách lấy link cuộc họp trên Teams trên máy tính để gửi cho những người khác:
Bước 1: Bạn vào Microsoft Teams > Chọn Calendar. Tại ngày diễn ra cuộc họp bạn muốn lấy link, bạn hãy click vào chữ Microsoft Teams Meeting màu xanh.
Bước 2: Tiếp đến, bạn hãy sao chép đường link cuộc họp > Gửi đến đồng nghiệp, khách hàng tùy theo mong muốn.
Lưu ý nhỏ: Khi đang mở cuộc họp bằng trình duyệt web trên máy tính/laptop, bạn có thể copy link URL cuộc họp.
Trên Zoom Meeting
Với cách lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay trên Zoom Meeting cũng rất dễ thực hiện, bao gồm các bước dưới đây:
Bước 1: Bạn vào Zoom Meeting > Nhấn chọn vào mục Lên lịch.
Bước 2: Cửa sổ mới sẽ xuất hiện > Điền một số mục như dưới đây, sau đó chọn nút Lưu để hoàn tất các thao tác lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay:
- Tên/tiêu đề của cuộc họp
- Điền ngày, chọn giờ: Chọn 1:00 PM là thời gian muốn bắt đầu, sau đó nhập thời gian kết thúc cuộc họp
- Chọn múi giờ Việt Nam
Tương tự, bạn có thể thiết lập các thông tin khác như tần suất cuộc họp, người tham gia, ID, mật mã cuộc họp, quyền mở video/âm thanh của những người tham gia cuộc họp, các tệp đính kèm.
Trên Google Meet
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các công đoạn thực hiện tạo một cuộc họp vào 1 giờ chiều nay dễ dàng trên Google Meet.
Bước 1: Truy cập vào Google > Nhấp vào biểu tượng các dấu chấm ở góc trên bên phải > Chọn vào Meet.
Bước 2: Tại giao diện Google Meet, bạn hãy nhấn vào Cuộc họp mới để bắt đầu tạo cuộc họp.
Bước 3: Chọn vào mục Lên lịch trong lịch Google để thiết lập lịch họp với các thông tin đầy đủ.
Bước 4: Lúc này, bạn có thể nhập vào các mục tiêu đề cuộc họp, ngày và thời gian bắt đầu vào 1 giờ chiều hôm nay. Bạn có thể điều chỉnh thời lượng cuộc họp tùy theo mong muốn.
Bước 5: Tại mục Thêm khách, bạn hãy nhập địa chỉ email của những người tham gia để gửi lời mời > Nhấn nút Lưu để lưu lại cuộc họp.
Các thiết bị sử dụng cho cuộc họp online
Giúp cho quá trình họp online trở nên sinh động hơn, sau khi lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay, bạn có thể sử dụng một số thiết bị hỗ trợ liên quan. Nếu chưa rõ thiết bị nào tương thích với cuộc họp online trên Microsoft Teams và Zoom Meeting thì hãy tham khảo tiếp các thông tin sau đây nhé.
- Microsoft Teams: Như bạn đã biết, Microsoft Teams là một nền tảng họp online phổ biến, nổi bật ở tính an toàn và tiện lợi nhất hiện nay. Vì vậy, hầu hết các thương hiệu sản xuất thiết bị hội họp như loa, webcam, màn hình phụ nhất là của Poly và Neat đều có thể trở thành “đối tác” lý tưởng của Microsoft.
Các thiết bị hội họp của Poly và Neat hầu hết đều hỗ trợ cuộc họp online
- Zoom Meeting: Hiện tại, Zoom Meeting đang trở thành nền tảng họp trực tuyến được nhiều người tin tưởng và sử dụng trên toàn thế giới. Khi mở cuộc họp trên nền tảng này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các thiết bị hội họp của các hãng tên tuổi như Poly và Neat.
Kết luận
Đó là tất cả những thông tin hướng dẫn chi tiết cách lên lịch họp vào 1 giờ chiều nay trên các nền tảng phổ biến nhất thời điểm hiện tại. Hy vọng bạn đã nắm rõ và ghi nhớ các bước thực hiện cụ thể để có thể áp dụng thành công nhằm quản lý, sắp xếp công việc một cách hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
